Er alleen voor staan

Twee weken geleden stond ik er opeens alleen voor. Niets ernstigs hoor, mijn partner mocht voor haar werk een nieuwe medewerker gaan inwerken. Daarvoor was een trip naar de USA nodig en dan reis je niet dagelijks op en neer. 

Je ziet dan opeens dat een huishouden net een bedrijf is. Er valt iemand uit voor een langere tijd. Zo ontstaat er een gemis in een organisatie die normaal op een bepaalde manier op rolletjes loopt. Een schakel vervalt en er ontstaat een druk op de overgebleven persoon. Een druk die extra inspanning en tijd vergt.

Je wil graag nog even horen hoe de dag geweest is en dan zit je vanwege het tijdsverschil rond twaalf uur ’s nachts nog aan de app, skype of telefoon. Dit neemt reeds na een dag of drie slopende vormen aan.wasmachine

Daarnaast heb je ook nog je eigen werk, waarbij je zomaar de dag ervoor of erna om vijf uur wilt opstaan omdat je voor een BNI ontbijt bent uitgenodigd. Een slaaptekort sluipt er zomaar in. En dan wil je ook nog je huishouden wat op peil houden. Koken en inkopen is geen probleem, dat doe ik altijd al. Net als de vuilniszak buiten zetten. Maar het poetsen van de woning, strijken en de was, dat is een ander verhaal.

Vooraf was alles netjes gewassen, gestreken, mijn kasten puilden uit. Ik had een voorraad waarmee ik, een man die makkelijk zonder problemen alle kleuren combineren kan, zomaar een week of tig vooruitkwam. Ook gaf ik op voorhand aan dat ik absoluut niet zou gaan strijken.

‘Hou het huis maar proper en ruim alles op, dan komt de rest vanzelf als ik weer thuis ben.’ werd mij beloofd. Maar toen ik tijdens het poetsen de wasmand verschoof, vond ik wel dat ik mij eens kon verdiepen in de functionaliteit van de wasmachine. Wat schetste mijn verbazing, er lag zelfs een korte gebruiksaanwijzing in het mandje met de wasknijpers.

Daarna was het een koud kunstje. Het uitsorteren van de was deed ik voorzichtig, mijn nieuwe t-shirt “I love Madrid”, haalde ik nog snel uit de witte was, het rode hartje zou de pret eens kunnen bederven! Maar alles ging goed, tijdens de nachten draaide onze wasmachine kleine wasjes op goedkope stroom. En mijn ontbijt bestond uit yoghurt, koffie én was op hangen.i love madrid

Het huishouden doen en dan deels de taak overnemen van een ander, het gaat best. Voor een tijdje en dan ook het noodzakelijke om het bedrijf draaiende te houden. Inderdaad, het bedrijf draaiende te houden.

Je huishouden is ook een bedrijf, een organisatie. Daar kun je ook zomaar meemaken dat iemand met duidelijke taken een langere poos afwezig is. Dat vraagt net als in mijn beschreven ervaring een goede voorbereiding en het bewust zijn dat je niet alle taken volledig kunt vervangen.

Voor een deel mis je natuurlijk de ervaring om bepaalde taken uit te voeren. Daarnaast moet het passen in je planning en je systeem. Hierdoor kost het allemaal meer tijd dan normaal en vaak heb je die tijd niet. Je hebt al die taken tenslotte niet voor niks verdeeld.

Het is goed je te realiseren welke taken het belangrijkste zijn om te doen. Maar daarnaast ook te overwegen welke de meeste tijdswinst opleveren. Kijk, als ik was gaan strijken had ik eerst moeten uitzoeken hoe dat super stoom strijkapparaat werkt en daarnaast strijk ik niet zomaar een overhemd, ik doe dat nooit. Bovendien zou ik bang zijn dat ik brandvlekken zou veroorzaken, waardoor ik de temperatuur te laag zou zetten. Het kreukvrij strijken zou geen succes zijn.

Dit soort situaties kom je binnen je bedrijf of organisatie vaker tegen. Denk hierbij aan vakantie of ziekteverzuim van een collega. Door hierover vooraf goede afspraken te maken kun je veel tijd, energie en ergernis besparen.

Hoe maak je nu deze afspraken? Hiervoor heb ik vijf tips opgezet.

  1. Beoordeel je takenpakket. Welke taken voer je uit. Zet deze in een van de volgende vier categorieën.

    1. specifiek en alleen door mij uit te voeren

    2. specifiek maar ook door een ander uit te voeren

    3. algemeen met specifieke kennis

    4. algemeen zonder specifieke kennis

2. Maak een schema waarin je jouw taken verdeelt in het team. Geef hierin bijvoorbeeld aan welke persoon, functie of teamleden kunnen én mogen de gespecificeerde taken overnemen.

  1. Waardeer alles in tijd, zet hierbij de tijd die jij nodig hebt als minimum. Verhoog dit met een reële factor wanneer het geen dagelijks werk is voor de persoon die overneemt of waarneemt.

  2. Geef de prioriteiten van de taken aan.

  3. Vraag om feedback.

Doe dit enerzijds om te zien of je slimmer je taken kunt uitvoeren (nieuwe bezems vegen schoon) maar ook om te weten wat wel én wat niet gedaan is van het takenpakket. Dit is dan tevens de overdracht als je weer terug op je positie bent.

Dit is een eenvoudige leidraad om te komen tot een duidelijk overzicht waarmee helder wordt welke taken en tijdsinspanning het vervangen van een medewerker kost. Ook staan er tips bij wie, of welke functie de taken het beste kan overnemen. Hierdoor weet eenieder wat van hem of haar verwacht wordt.

Er wordt voorkomen “dat er maar wat gedaan wordt” waardoor vaak problemen ontstaan in de gewone bedrijfsvoering terwijl dit niet nodig is en het vervangen onnodig veel tijd en energie kost. Het spreekt voor zich dat deze afspraken steeds aangepast kunnen worden. Een prima moment is natuurlijk na terugkomst, waarbij de feedback een belangrijke gegevensbron is.

 

JE TEAM OPTIMALISEREN?

 

Om echt een helder en duidelijk beeld te krijgen hoe je de taken het best verdeelt binnen je team, kun je overwegen je team, teamleden en teamrollen door mij in kaart te laten brengen. Hiermee bereik je een volledig onafhankelijke en objectieve invulling van bovengenoemde acties.

 

ONE TEAM

 

RUUD

Getagd , , , , , , , . Bladwijzer de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *