“Hoe zorg je ervoor dat je een groep goede vrienden met een gelijke interesse kunt sturen naar nog meer werkplezier en succesvol team?”
Dat was de vraag die ik mij stelde toen ik voor het eerst de dagelijkse leiding kreeg over een aantal servicemonteurs. Mijn eerste managementervaringen, meer specifiek mijn eerste ervaringen als teamleider.
Voorheen had ik samengewerkt met én in deze groep, uiteraard was dat toen in een andere functie. Ik had echt het idee dat het vrienden waren. De een wat meer dan de ander, dat wel uiteraard, maar toch. Bovendien wist ik zeker dat ze eenzelfde interesse en motivatie hadden om daar te werken. Dat ze een bepaalde mate van trots bezaten om deze functie te vervullen binnen deze organisatie.
Een plaatje wat niet bestaat, nu niet en toen evenmin. Maar wel een plaatje waar je maar wat graag in wenst te geloven.
papieren rompslomp
Ik voelde mij toen ik in deze organisatie startte als technisch-administratief medewerker, welkom geheten door iedereen. Met name door de groep servicemonteurs. Zij hadden er het meeste baat bij. Een extra persoon die onder meer een deel van de papieren rompslomp ging doen, de planning zou ondersteunen, die altijd op kantoor zat naast een telefoon en waar ze gedurende de dag ieder wissewasje kwijt konden. En ik? Ik vond het prachtig, pakte alles op wat mij gevraagd werd. Geen wonder dat je zo iemand de vriend hield.
Als onze leidinggevende mij waarschuwde: ’pas op, ze gebruiken je’, wimpelde ik het af met te zeggen: ‘ach wat, ik let wel op hoor, het gaat toch goed?’ Jazeker ging het goed, er was eindelijk iemand binnen gekomen die met veel plezier alle werk oppakte en zelfs nog meer.
De organisatie groeide hard en op gegeven moment werden de poppetjes verschoven.
een nieuwe rol
Zo zat ik ineens niet meer in het team, maar was het mijn team. Al had ik dat niet zo in de gaten. Een valkuil waar ik geen weet van had. Misschien wel daardoor trapte ik erin, sterker nog, ik was meer bezig met mezelf om te zorgen dat ‘mijn’ groep succes zou generen door opeens harder te gaan werken, beter te luisteren, door volgzaam te zijn zoals ik dacht dat ze waren. Hoe dat kon? Het waren toch mijn vrienden.
Ik had niet in de gaten wat ‘mijn jongens’ bewoog, wist niet waarvoor ze iedere ochtend uit bed stapten en ook niet wat hun talenten en drijfveren waren. Ik had er wel een rotsvaste gedachte over. Iets wat ik zelf invulde, meer iets wat ik wenselijk vond. Zeker niets gebaseerd op de realiteit.
Verder had ik er ook nooit over nagedacht dat ik in mijn nieuwe rol opeens minder vrienden overhield. In mijn vorige functie werd ik gezien als een gelijkgestemde, die de leidinggevende assisteerde en deze ook kon beïnvloeden. In hun voordeel. Daarom was ik hun ‘vriend’ dat was hun definitie van vrienden. Ook onderling. Had ik ooit gehoord over what’s in it for me? Misschien wel, al realiseerde ik mij niet dat dit ook voor andere net zo goed gold als voor mij.
Een heel leerzame start, al had ik dat toen als zodanig niet in de gaten. Dat zou nog wel een paar jaar duren. Teveel bezig met wat jij zelf wilt bereiken wat er van jou wordt verwacht. Een uitdaging waarin je graag wilt scoren, er is tenslotte vertrouwen in jou.
de praktijk als leerschool
Mijn leerschool om een team te snappen en er sturing aan te geven was geopend. Een leerschool die dagelijks opzienbarende lesjes voor mij in petto had, een opleiding die zou voortduren en doet dit nog steeds. Ik leer iedere dag nog bij.
Gelukkig was ik toen eigenwijs en niet bang om eigenwijs te zijn, dus kon ik heel veel praktijkervaring opdoen! En dat deed ik. Ik bleef proberen al dan niet met succes, met vallen en opstaan en weer harder vallen. Soms in vertwijfeling, dan weer vol zelfvertrouwen. Maar heel vaak was er geen tijd voor, de organisatie groeide hard en tal van andere ontwikkelingen zorgde voor nieuwe kansen. Via diverse meer of minder succesvolle managementfuncties ben ik mij steeds blijven verdiepen in het fundament van ieder team.
gesprekken
Via observaties en veel gesprekken met andere teamleden en teamleiders ben ik erachter gekomen dat er weinig teams lekker functioneren. Van nature is er moeilijk te spreken over een vorm van teamgeest die iedereen aanneemt.
Teamleden zijn vaak toch bezig om vanuit de kennis en ervaring te functioneren, ze halen hieruit dan vaak de basis en macht om zich verder te ontwikkelen binnen of buiten de organisatie. Met het team zijn ze niet bezig, of het moet voordeel op leveren. Het team of teamleden worden alleen maar gebruikt als dit voordelig is. En ze laten zichzelf ook alleen maar gebruiken als ze dit kunnen opvoeren op hun balans.
Meestal is dat lange tijd ook niet nodig. Dat wil zeggen zolang iedereen zich happy voelt met het uitwisselen van team acties is er niks aan de hand. Problemen en het ter discussie stellen van teamgeest of het gedrag als teamplayer komt pas naar voren wanneer er een kink in de kabel komt.
verrassingen op Texel
Voorbeeld? Stel er is een regeling voor het lopen van een storingswachtdienst. De afspraak is; iedereen loopt een week van vrijdag tot en met vrijdag. Er is een wachtmonteur en een piketmonteur. Iedere monteur is eens per vier weken wachtmonteur of piketmonteur. Het wisselen van de wacht of piket regelen de monteurs zelf onderling.
Stel Jan heeft wachtdienst in de week dat hij verjaardag heeft. Het hele weekend is besloten om met zijn gezin naar Texel te gaan. Een bungalow gehuurd en allemaal verrassingen en plannen om dit heugelijke feit te vieren. Voor wat betreft de vervanging van de wacht maakt hij zich geen zorgen, toen Piet drie jaar geleden soortgelijk feest had, heeft Jan zonder problemen zijn wacht overgenomen.
Rolling Stones in de Arena
Maar helaas, de Rolling Stones komen naar de Arena en Piet als grote Stones fan gaat geen wacht draaien maar naar Amsterdam om het concert der concerten bij te wonen. Bij Hans hoeft hij niet te vragen die heeft piket en bij Frans ook niet, want die is altijd bezig met het wisselen van zijn wacht zonder er ooit een over te nemen. Jos zou een goede mogelijkheid zijn, die zou het ook zo doen, maar die ligt met een hernia in bed. Het wordt dus magertjes, dadelijk kan Jan niet naar Texel om zijn verjaardagfeest vol surprises te vieren.
Jan voelt zich al dan niet terecht in de steek gelaten door zijn vrienden, het team. Hij is van mening dat hij altijd voor iedereen paraat staat en nu hij een beroep doet op het team is niemand thuis. ‘Laat ze in de toekomst nog maar eens komen vragen voor een wacht te ruilen.’ vertelt hij zijn teleurgestelde vrouw. ‘Je had dit ook eerder moeten regelen Jan, ik ga Ruud bellen. Het kan toch niet zo zijn dat jij niet mee kan naar Texel’
Uiteindelijk komt het goed; dat wil zeggen, Jan kan naar Texel, maar het team is wakker geschud en heeft wel een veeg meegekregen. Vertrouwen en onderlinge balansen blijken niet het evenwicht te bezitten waarvan steeds blindelings werd uitgegaan.
verschillende rollen
Bij een team wordt makkelijk voorbijgegaan aan de andere teamleden. Ieder teamlid vervult binnen een team meerdere rollen zonder dit in de gaten te hebben.
De rol die binnen het team min of meer wel wordt herkend is de functionele rol. Die komt in eerste instantie voort uit je plek in de organisatie, maar ook spelen leeftijd, ervaring, opleiding een rol.
Een rol die veel bepalender is binnen een team is minder bekend. Meestal is deze niet eens bekend bij jezelf, om maar te zwijgen over de acceptatie ervan.
Bedenk daarnaast dat teamleiders over het algemeen niet bezig zijn met teamgedrag, een moeilijke en ondankbare taak die ze liever op haar beloop laten.
Weinig teams hebben teamleden die elkaar begrijpen gedurende de dagelijkse bezigheden. Weinig teams hebben enig benul hoe er gereageerd wordt in noodsituaties door andere teamleden. Je moet dan maar eens uitleggen hoe je een noodsituatie als team te lijf gaat. Een dor toevalligheden bij elkaar gestopt groepje van mensen die dan opeens ook teamleden genoemd worden. Die zichzelf niet kennen, laat staan de andere teamleden.
je team mêleren
Er wordt bij voorkeur gekeken naar opleiding, ervaring en eigenschappen die noodzakelijk zijn voor de functie en goed passen bij het bedrijf of organisatie. Meestal is dat de gedachte en het gevoel van de leidinggevende. Die zoekt dan graag ‘gelijkgestemden’ en ’vrienden’, terwijl een relatie op zakelijk gebied en een team op zakelijk gebied meer baat heeft bij een gemêleerd gezelschap. Een groep die elkaar begrijpt en aanvult, weet wie wat kan doen, hoe een team succesvol en met wederzijds respect het beste kan presteren.
Je hebt dus een goed beeld nodig van de rollen die een teamlid wil en kan vervullen. Om hierachter te komen laat je een Belbin test uit voeren. Aan de hand van de bevindingen kun je gefundeerd de eventuele plek in je organisatie bepalen.
je bestaande team en nu?
Maar ook wanneer je al een bestaan team hebt is het goed om iedereen een Belbin test te laten doen. De kennis die je hieruit haalt is op de eerste plaats waardevol voor ieder individueel teamlid. Wanneer je de resultaten goed weet te interpreteren is het ook goed te accepteren.
Dit is de basis om je kennis te delen binnen het team. Wanneer je dit in een team bijeenkomst kan iedereen starten met te schitteren in zijn of haar natuurlijke rol.